ジンジニアニッキ!

とあるITベンチャーで、人事だけど開発環境もってた人のニッキ

話しかけやすい人になれるように気を付けていること&「ありがとう」のトレーニング

この記事はコミュニケーション Advent Calendar 2016 11日目の記事です。
qiita.com


いきなりですが、私は人間が苦手です。
人間が苦手であるが故に、そしてあろうことか人事という仕事に就いてしまったがためにコミュニケーションでは苦労することも多いです。
そんな自分が気をつけていること、そして日々やっているトレーニングの話をします。

「なぜ話しかけやすい人」であることが重要なのか

人間が苦手であるため、自分から人に話しかけるという行為が苦手です。
仕事の場面では苦手だの何だの言ってられないですが、それでも心理的ハードルは高い。
なので、向こうから話しかけてもらえると仕事でのストレスを軽減することができます。

もっと大きい理由は、バックオフィスの業務だから。
特に人事は、「何か困ったこと」が起きた時に相談がくることが多いです。
人手が足りなくて大変とか、誰々さんが退職・休職するとか、仕事での人間関係で悩んでるとか、家族が増えるから手続きが必要とか、お引越しするとか、ネガティブなこともポジティブなことも含めて「何か」が起きてから話が来ることの方が圧倒的に多い。
だから、本当にコトが起きてから話が来るよりは、何か困りそうな気配がした時に事前に気軽に声かけてくれたら即時で対応することができる可能性が高まるし、対応に時間がかかることだってあるからコトが起きる前に話が来ていればもっと早く対応できたかもしれないのに(できなかったかもしれないけど)ということだってある。

例えば、人を採用するには時間がかかるから、本当に人手不足になってからだと遅いとかそういうこと。

バックオフィスは社員の毎日の生活と密接しているからこそ、何か困った時や困りそうな時に気軽に声をかけることのできる雰囲気を身に纏っておくことは大事だと思うのです。

ということで、気をつけていること

人間って、ちゃんと話を聞いてくれる人に次からも声かけようって思うんだと思う。
まずはそれを気をつけてます。

そして、「聞く」っていうのはテクニックなので、コミュニケーション能力とかあんまり関係ないのかなと。
コミュニケーションは技術でありスキルなので、自分みたいな人でも人事が何とかできてます。

何かしら反応をする

(相手や相談内容によるけど)「お」でもいいし、リアクションでもいいし、話しかけられたらとりあえずレスをします。
今すぐに対応できなかったら「今○○で手が離せないので後ほどお願いします」っていうことを言ったりもします。
何でもいいから、とにかく反応をする。
すぐにできなかった時は「反応遅くなってごめんなさい」って言う。
ちゃんと聞いてるよ、気にかけてるよ、気づいてるよ、ってことが相手に伝わることが大事だと思います。
聞いてくれない人に次から話しかけようって思わないと思うから。(大事なので2回言った)

とにかく相手に言い分を聞く

これは、何か人間関係の悩みだったりそういう場面の時に気をつけてます。
若手社員の話を聞くときとか。

私ももうアラサーですし、社会人経験も人生経験も少々ついてきてしまっているので、ついつい「それはさ〜」って言いそうになっちゃったりするんですけど、グッと堪えます。
相手の目線や立場から見えている風景をまず理解しようとします。
で、全部を聞いてから、「自分はこう思うよ」って言います。

順番、大事。
聞いてくれない人に次から相談しようって思わないから。(大事なので3回目)

奇跡のワード「うーん、それはどうしてそう思うの?」

それでも「え、それ違うのでは…?」って思うことってあります。
そんな時のマジックワード「それはどうして?」っていう言葉があります。
ついつい相手の考えを否定したくなる時、まずは聞いてみます。

言い方によっては詰めてしまうように聞こえてしまうこの言葉、何と「うーん」をつけると柔らかくなるということを発見しました。
もっと柔らかくしたい時はこの言葉の後に「いや、単純に、どうしてかなーって思って」とつけると更に柔らかくなります。
詰めたいのではなくて、相手の考えを教えて欲しいということを伝えようとすることが大事です。

だって、聞いてくれない人に相談しようと思わないから。(大事なので4回目)

「ありがとう」は無料サービス

自分のことを相手に相談するのって、実は勇気がいることです。
そして、「相談したら迷惑かな…」って少なからぬ人が感じていたりするものです。
だから、相談してくれた人には必ず「相談してくれてありがとう」って言います。

お世辞じゃないよ。
だって、先に相談してくれたことで自分の後工程も楽になっているはずだから。

「ありがとう」の瞬発力を鍛える

予定や用事がない限り家の外に出ない人からすると、人間と会話するっていうのはハードル高いと思うんです。
「ありがとう」とか「ごめんなさい」とか、そういうのは無料だって言われて大事だって言われても、人間とできるだけ接しない生活をしているといざという時に口から出てこないもんだと思うんです。

なので、「ありがとう」の瞬発力のためにはトレーニングが必要です。

日常生活でできます。
それは、コンビニとかスーパーとか何かお店で買ってお釣りとかレシートもらう時に「ありがとうございました」って言うんです。
タクシー降りるときとかでもいいです。
ラーメン屋さんで食べて帰るときでもいいです。

知らない人に言葉をかけるのが恥ずかしい?
大丈夫です、お店の人なんてあなたのこと覚えてないから。
覚えていたとしても「ありがとう」は相手にとって嫌な言葉ではないから大丈夫。

ちょっとした場面で日頃から「ありがとう」って使ってください。
いざという時にちゃんと口から出てくるようになりますから。
日頃からやってると、習慣になり、癖になります。
多分、1-2ヶ月もすれば自然と「ありがとう」って言えるようになると思う。



最初のほうにも書きましたが、コミュニケーションは技術でありスキルです。
練習すれば誰でも身に付けることができます。

参考になれば幸いです。